Ziel des Artikels

Einige Verträge sehen eine Einspringprämie für MitarbeiterInnen vor, die innerhalb eines gewissen Zeitraums einspringen. Dieser Artikel erklärt Ihnen, wie Sie im Dienstplan kennzeichnen, dass jemand eingesprungen ist und wie Sie diese Information an die Lohnbuchhaltung übertragen. 

Erklärung

Im Dienstplan wird mittels Informationssymbolen gekennzeichnet, dass ein Mitarbeiter eingesprungen ist. Das Informationssymbol setzen Sie manuell. Nutzen Sie dafür gerne die zweite Zeile im Dienstplan. 

Beim Abschließen der Mitarbeiter-Zeiterfassung wird Ihnen im Abschlussdialog angezeigt, ob bei einem Mitarbeiter ein Informationssymbol hinterlegt wurde und in welcher Anzahl. 

Über eine zuvor konfigurierte Zulage und Lohnart erkennt das Programm, dass es sich hierbei um einen kurzfristigen Einspringdienst handelt und übermittelt diese Information mit, wenn Sie den Export an die Lohnbuchhaltung durchführen. 

Wie Sie das Informationssymbol, die Zulage, die Lohnart und den Lohntarif anlegen, erklärt diese Anleitung Schritt für Schritt.

Die Einstellungen werden in der Administration vorgenommen. 

Schritt-für-Schritt Anleitung
Informationssymbol anlegen
  1. Wählen Sie das Menü Administration aus.
  2. Klicken Sie auf Personaleinsatzplanung und öffnen Sie Informationssymbole. 
  3. Über die Schaltfläche Neu legen Sie ein neues Informationssymbol an. 
  4. Vergeben Sie eine entsprechende Bezeichnung (Beispiel: Einspringdienst). 
  5. Sie können für das Informationssymbol eine eigene Symbol- und Textfarbe festlegen. 
  6. Klicken Sie auf Sichern. 
Zulage konfigurieren
  1. Sie befinden sich im Menü Administration. 
  2. Klicken Sie auf Lohnbuchhaltung und wählen Sie Zulagen aus. 
  3. Legen Sie über Neu eine neue Zulage an. 
  4. Geben Sie eine entsprechende Bezeichnung an (Beispiel: Kurzfristiges Einspringen).
  5. Nehmen Sie die Konfiguration für den Betrachtungszeitraum, die maximale Gewährung usw. vor. 
  6. Klicken Sie anschließend im Bereich Voraussetzungen auf das Plus-Symbol. 
  7. Wählen Sie im Auswahlmenü der Voraussetzungsart die Voraussetzung Informationssymbole aus. 
  8. Dabei wird eine weitere Option für das Informationssymbol freigeschaltet. 
  9. Wählen Sie hier das vorher angelegte Informationssymbol aus 
  10. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. 
  11. Klicken Sie auf Sichern. 
Lohnart hinterlegen
  1. Sie befinden sich im Menü Administration. 
  2. Klicken Sie auf Lohnbuchhaltung und wählen Sie Lohnarten aus. 
  3. Legen Sie über Neu eine neue Lohnart an. Legen Sie dabei fest, für welche Organisationseinheit diese verfügbar sein soll. 
  4. Geben Sie ein Kennzeichen für die Lohnart ein. Diese erhalten Sie meist von Ihrer Buchhaltung. 
  5. Wählen Sie im Auswahlmenü Verwendung die Option Schichtzulage (anzahlbasiert) aus. 
  6. Klicken Sie auf Sichern. 
Lohnart im Lohntarif hinterlegen
  1. Sie befinden sich im Menü Administration. 
  2. Klicken Sie auf Lohnbuchhaltung und wählen Sie Lohntarife aus. 
  3. Klicken Sie auf das Plus-Symbol im Bereich Zugeordnete Lohnarten. 
  4. Wählen Sie im Auswahlmenü Lohnart die angelegte Lohnart für den Einspringdienst aus. 
  5. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. 
  6. Klicken Sie auf das Plus-Symbol im Bereich Zugeordnete Zulagen. 
  7. Wählen Sie im Auswahlmenü Zulage die Zulage aus, die Sie für den Einspringdienst angelegt haben. 
  8. Die Vergütung ist Monetär (monatsbasiert). 
  9. Wählen Sie unter Lohnart die dafür angelegte Lohnart aus. 
  10. Geben Sie als Betrag die Höhe der Zulage ein. 

Somit sind alle notwendigen Voraussetzungen geschaffen, um die entsprechende Information an die Lohnbuchhaltung weiterzuleiten. 

Einsetzen des Informationssymbols

Fügen Sie im Dienstplan das Informationssymbol in die zweite Zeile ein, wenn ein Mitarbeiter kurzfristig einspringt. (In der ersten Zeile steht der jeweilige Dienst, in der zweiten Zeile das Informationssymbol für den Einspringdienst). 

Beim Abschließen der Mitarbeiter-Zeiterfassung überprüft das Programm somit automatisch, ob und wie oft die Zulage gewährt wird. Beim Export an die Lohnbuchhaltung wird die Zulage dann entsprechend berücksichtigt. 

In der Mitarbeiter-Zeiterfassung können Sie sich die Spalte für Informationssymbole einblenden lassen, indem Sie diese über die Option Spalten anzeigen auswählen. 

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