Merke:

Absetzungen oder Kürzungen → DTA-Korrekturverfahren
Ablehnungen oder Nicht Ankäufe → Rechnungen stornieren


Rechnungen korrigieren

DTA-Korrekturverfahren:

Korrekturrechnung 

  • Durch den Kostenträger gekürzte oder abgesetzte Rechnungen können überarbeitet werden und im Anschluss eine neue Rechnung an den Kostenträger übermittelt werden.
  • Diese Option ist dann praktisch, wenn eine GKV-Rechnung eingereicht wurde und z. B. aufgrund abweichender Vertragspreise oder fehlender Daten vom Kostenträger beanstandet wurde.
    • Ausgewählte Behandlungstage können bearbeitet werden (z. B. kann der Preis reduziert oder eine Leistung gelöscht werden).
    • neue Behandlungstage können hinzugefügt werden.
  • Leistungen können erneut abgerechnet werden:
    • Option "Nein", Leistungspreis wird lediglich reduziert und im System verbucht. Somit bleibt im System keine offene Differenz bestehen. 
    • Option "Ja", Leistungspreis wird reduziert und gleichzeitig eine neue Leistung mit dem Differenzbetrag angelegt.

Nachforderung

  • Leistungen oder ganze Behandlungstage bei dem ausgewählten Kostenträger können nachgefordert werden, die bei der ursprünglichen bzw. vorherigen GKV-Abrechnung vergessen wurden.
  • Diese Option ist beispielsweise praktisch, wenn eine Rechnung eingereicht wurde, dabei jedoch einzelne Leistungen nicht berücksichtigt wurden (z.B. eine zu geringe Anzahl an Behandlungen).

Zuzahlungsforderung

Möglichkeit vom Patienten noch nicht geleistete Zuzahlungen direkt an die jeweilige Kasse/Rechenzentrum weiterzuleiten. Wichtig zu beachten: Die Verordnung muss bereits abgerechnet sein.

Ab März 2022 ist das Auswählen "Art der Zuzahlungsforderung" bei der Abrechnung zwingend erforderlich. Hierfür gibt es drei Auswahlmöglichkeiten:

  1. Versicherter verweigert die Zuzahlung
  2. Es liegt eine Zuzahlungsbefreiung vor
  3. Zuzahlungsbefreiung ist abgelaufen

Wurde zum Beispiel bei einem Patienten versehentlich eine Zuzahlungsrechnung gestellt und im Nachhinein eine Zuzahlungsbefreiung vorgelegt, kann über das DTA-Korrekturverfahren die Zuzahlungsforderung mittels einer der drei Auswahlmöglichkeiten (s. o.), direkt an den Kostenträger übermittelt werden.


Korrekturrechnung über die Rechnungsübersicht:

  • keine Übermittlung einer neuen Rechnung an den Kostenträger.
  • Erstellung einer Gutschrift sowie Ausgleich der Rechnungsübersicht bei einer Kürzung des Kostenträgers.
  • Die Rechnung wird nicht storniert. Lediglich die Rechnungssumme wird korrigiert.

Zuzahlungsforderung über die Rechnungsübersicht:

Für Verordnungen, die als zuzahlungsbefreit abgerechnet wurden, jedoch nicht zuzahlungsbefreit sind, kann über die Rechnungsübersicht nachträglich eine Zuzahlungsrechnung für den Patienten erstellt werden.


Rechnungen stornieren
  • Rechnungen können aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.
  • Um nachträgliche Änderungen vornehmen zu können und die Rechnung erneut an den Kostenträger zu übermitteln, muss die Rechnung storniert werden.
  • Bei einer Ablehnung oder nicht Ankauf muss die Rechnung storniert werden und anschließend erneut an den Kostenträger versendet werden.
  • Achtung: Beim Stornieren einer Rechnung werden alle zusammenhängenden Rechnungen mit storniert. Ausnahmen bilden hier die Rechnungen, die über das DTA-Korrekturverfahren erstellt wurden.


Verarbeitungskennzeichen im DTA-Korrekturverfahren

Verarbeitungskennzeichen 01 (VKZ 1) = Erstrechnung

  • Dieses Kennzeichen wird in jeden DTA geschrieben, der "Erstrechnungen" enthält. Also eine ganz normale Abrechnung.

Storno: Wenn eine Rechnung storniert und neu abgerechnet wird, wird diese wieder mit VKZ 01 übermittelt.


Verarbeitungskennzeichen 02 (VKZ 2) = Nachberechnung

  • Dieses Kennzeichen wird dann gesetzt, wenn z.B. ein Hausbesuch vergessen wurde abzurechnen.


Verarbeitungskennzeichen 03 (VKZ 3 = Zuzahlungsnachforderung

  • Dieses Kennzeichen wird im DTA gesetzt, wenn es sich um Zuzahlungsnachforderungen handelt. Also wenn der Patient die Zuzahlung nach mehrfacher Aufforderung nicht zahlt.


Verarbeitungskennzeichen 04 (VKZ 4) = Korrektur (Einspruch nach Rechnungskürzung)

  • Dieses Kennzeichen wird bei allen DTA Dateien gesetzt, die Korrekturen beinhalten. Wenn die Kasse z.B. eine Leistung kürzt, weil eine falsche Positionsnummer abgerechnet wurde, oder weil Daten auf der Verordnung nicht korrekt waren.
  • Auch wird dieses Kennzeichen genutzt, um einen "Einspruch nach Rechnungskürzung" einzulegen. Wenn die Kasse z.B. die Rechnung kürzt, weil eine Unterschrift vom Arzt oder Patienten fehlt.

Häufig gestellte Fragen
Muss ich meine Rechnung bei jeder Ablehnung/nicht Ankauf des Kostenträgers stornieren? 
Ja, bei Ablehnungen oder einem nicht Ankauf durch den Kostenträger muss die Rechnung storniert und neu eingereicht werden.
Muss ich bei einer Kürzung die Rechnung stornieren und neu einreichen?

Nein, bei Kürzungen oder Absetzungen muss die Rechnung nicht storniert werden. 

Hierfür kann über das DTA-Korrekturverfahren eine Korrektur erstellt werden.

Wie korrigiere ich eine Rechnung, für die ich eine Kürzung erhalten haben und keinen Widerspruch einlegen möchte?
Über die Rechnungsübersicht kann eine Korrektur erstellt werden. In diesem Fall wird nur der Betrag innerhalb der Software korrigiert und der offene Saldo entsprechend angepasst.
Muss ich meine GKV-Rechnung stornieren, wenn ich bei einem Patienten fälschlicherweise eine Zuzahlungsbefreiung hinterlegt habe? 
Nein eine Stornierung ist nicht notwendig. Die Zuzahlungsrechnung kann nachträglich über die Rechnungsübersicht erstellt werden.
Wie gehe ich vor, wenn ich bei meiner bereits abgerechnete Verordnung einen Behandlungstag vergessen habe?
Über die Nachforderung im DTA-Korrekturverfahren kann der Behandlungstag mit der entsprechenden Leistung nachträglich eingereicht werden.
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