MediFox time ist eine speziell zur Mitarbeiterzeiterfassung entwickelte iOS App, welche den im Apple iPhone verbauten NFC-Sensor zur elektronischen Erfassung von Dienstzeiten nutzt.
Dieser Artikel erklärt Ihnen, wie Sie die elektronische Zeiterfassung MediFox time einrichten und nutzen.
- Rufen Sie den App Store auf Ihrem iPhone auf und suchen Sie nach "MediFox time".
- Wählen Sie die passende Anwendung aus den Suchergebnissen aus.
- Tippen Sie im App Store bei der App auf "Laden", um die App herunterzuladen.
Die App wird nun automatisch heruntergeladen und installiert.
- Starten Sie die MediFox time App auf Ihrem iPhone.
- Geben Sie die Verbindungseinstellungen zu Ihrem Server ein. Notwendige Angaben sind die Server-Adresse und der dazugehörige Port.
Tippen Sie auf Fertig, um die Verbindungseinstellungen zu bestätigen. Die Einstellungen werden daraufhin geprüft. Nach erfolgreicher Prüfung werden Sie direkt mit dem Server verbunden.
- Geben Sie das Kennwort des Benutzers "time Terminal" ein. (Siehe Info zum Benutzerprofil auf der rechten Seite)
- Hinterlegen Sie eine Bezeichnung für das Terminal und ggf. einen Kommentar.
- Wählen Sie die Organisationseinheit aus, der das Terminal zugeordnet werden soll.
- Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Fertig.
Die Einrichtung ist damit abgeschlossen und Sie gelangen direkt zum Startbildschirm der MediFox time App. Jetzt haben Sie die Möglichkeit die App in den geführten Zugriff zu versetzen, die Transponder zu codieren oder einen PIN für Ihre Mitarbeiter zu vergeben.
Mit dem geführten Zugriff können Sie festlegen, dass nur die MediFox time App auf dem iPhone aktiv sein soll, damit diese nicht beendet oder verlassen werden kann.
- Öffnen Sie die allgemeinen Einstellungen Ihres iPhones.
- Wählen Sie unter den Bedienungshilfen den Menüpunkt Geführter Zugriff aus.
- Aktivieren Sie den geführten Zugriff.
- Tippen Sie auf Codeeinstellungen.
- Wählen Sie die Option Code für geführten Zugriff festlegen aus und geben Sie anschließend einen vierstelligen Code ein.
- Rufen Sie die MediFox time App auf.
- Drücken Sie anschließend dreimal hintereinander den Home-Button auf Ihrem iPhone. Damit wird der geführte Zugriff automatisch gestartet und die App bleibt im Vordergrund bestehen, ohne dass sie beendet werden kann.
- Drücken Sie dreimal hintereinander den Home-Button auf Ihrem iPhone.
- Geben Sie den Code für den geführten Zugriff ein.
- Wählen Sie in der Ansicht für den geführten Modus oben links Beenden.
- Rufen Sie den Administrationsbereich auf, indem Sie in der MediFox time App mit dem Finger für einige Sekunden auf die runde Uhr tippen (Siehe Info zur Rechteverwaltung auf der rechten Seite).
- Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein.
- Tippen Sie unter Transponderverwaltung auf Transponder codieren.
- Wählen Sie den Mitarbeiter aus, dem der Transponder zugeordnet werden soll.
- Tippen Sie auf Neue Nummer generieren.
- Tippen sie auf Codieren und halten Sie den Transponder vor das MediFox time Terminal. Der Code wird auf den Transponder übertragen und kann dem Mitarbeiter damit zukünftig eindeutig zugeordnet werden.
- Der Transponder ist nun bereits codiert und Sie können den Administrationsbereich wieder verlassen.
Statt eines Transpondern können die Mitarbeiter auch einen PIN verwenden, sofern dieser vorher zugewiesen wurde. Die Zuweisung nehmen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie den Administrationsbereich auf, indem Sie in der MediFox time App mit dem Finger für einige Sekunden auf die runde Uhr tippen.
- Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein.
- Aktivieren Sie im Administrationsbereich unter Grundeinstellungen die Option Anmeldung mit PIN.
- Tippen Sie im Administrationsbereich unter PIN-Verwaltung auf PIN ändern.
- Wählen Sie den Mitarbeiter aus, für den Sie die PIN vergeben möchten.
- Geben Sie eine vierstellige numerische PIN für den Mitarbeiter ein.
- Bestätigen Sie die PIN mit Speichern. Die PIN ist damit vergeben und Sie können den Administrationsbereich wieder verlassen.
Am MediFox time Terminal erfassen Sie sämtliche Buchungen nach demselben Prinzip. Die folgende Vorgehensweise ist daher für Arbeitszeiten, Pausen und Dienstgänge gleichermaßen anzuwenden.
Ansicht der Zeiterfassung
- Tippen Sie in der MediFox time App bei der gewünschten Buchung auf Kommen bzw. Beginn.
- Halten Sie Ihren persönlichen Transponder vor das MediFox time Terminal.
- Ihre Buchung wird erfasst und Sie können Ihre Arbeit, Ihre Pause oder Ihren Dienstgang antreten.
- Beim Gehen oder Beenden einer Zeit tippen Sie in der MediFox time App bei der gewünschten Buchung auf Gehen bzw. Ende.
- Halten Sie Ihren persönlichen Transponder vor das MediFox time Terminal.
- Ihre Buchung wird erfasst und Sie können Ihre Arbeit, Ihre Pause oder Ihren Dienstgang beenden.
- Tippen Sie in der MediFox time App bei der gewünschten Buchung auf Kommen bzw. Beginn.
Geben Sie am Display Ihre Personalnummer und Ihre persönliche PIN zur Registrierung ein.
- Nach erfolgreicher Eingabe wird Ihre Buchung erfasst und Sie können Ihre Arbeit, Ihre Pause oder Ihren Dienstgang antreten.
- Beim Gehen oder Beenden einer Zeit tippen Sie in der MediFox time App bei der gewünschten Buchung auf Gehen bzw. Ende.
- Geben Sie am Display Ihre Personalnummer und Ihre persönliche PIN zur Registrierung ein.
- Nach erfolgreicher Eingabe wird Ihre Buchung erfasst und Sie können Ihre Arbeit, Ihre Pause oder Ihren Dienstgang beenden.
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Info zum Benutzerprofil
Das time Terminal verfügt über ein eigenes Benutzerprofil, das durch Eingabe des Kennworts aktiviert werden muss, damit zwischen dem Terminal und dem MediFox stationär Server Buchungen und Mitarbeiterinformationen synchronisiert werden können. Das Benutzerprofil "time Terminal" ist bereits in MediFox stationär unter Administration / Benutzerverwaltung / Benutzer für Sie hinterlegt.
Info zur Rechteverwaltung
Für den Zugriff auf den Administrationsbereich benötigen Sie das Recht "MediFox time App Einstellungen". Dieses Recht vergeben Sie in MediFox stationär unter Administration / Benutzerverwaltung / Rollen/Rechte. Klappen Sie hier im Bereich "Rechte" die Gruppe "Personaleinsatzplanung" und anschließend die Kategorie "Mitarbeiterzeiterfassung" auf. Setzen Sie dann einen Haken bei dem entsprechenden Recht.
