Sollten Sie dakota.le bereits über einen anderen Softwareanbieter genutzt haben, können Sie die bestehende Installation nicht in Verbindung mit MediFox ambulant nutzen. Wenden Sie sich bitte über die E-Mail-Adresse service@medifox.de an den MediFox ambulant Kundenservice um eine Freischaltung für dakota.le und die Installations-Datei zu beantragen. Anschließend benötigen Sie noch ein neues dakota.le Zertifikat.

Lösungsweg 1

Zertifizierungsantrag (Neuantrag) erstellen

Voraussetzung: Sie haben noch nie ein Zertifikat erstellt.

  1. Klicken Sie sich durch die Beantragung des Zertifikats und hinterlegen Sie bitte alle erforderlichen Daten des Pflegedienstes. Hierbei ist zu beachten, dass die Beantragung bei der ITSG kostenpflichtig ist. Die ITSG ist der Anbieter der Software dakota.le. Das Zertifikat gilt für drei Jahre.

    Fester Ansprechpartner

    Zusätzlich zu den Daten des Pflegedienstes muss auch ein fester Ansprechpartner Ihres Pflegedienstes hinterlegt werden. Dies sollte z. B. die Pflegedienstleitung oder der/die Inhaber/in sein, da der Ansprechpartner in der Konfiguration nicht ohne weiteres nachträglich verändert werden kann. Von dieser Person muss auch der Personalausweis in Kopie dem Antrag beigefügt werden. Daher würden wir Ihnen eher davon abraten, hier den Mitarbeiter zu wählen, der im Pflegedienst die Abrechnung durchführt. Dies kann sich schließlich in den drei Jahren verändern.

  2. Sie erhalten zuerst Unterlagen für sich, die Sie unbedingt gut aufbewahren sollten.
  3. Darauf folgt der Antrag, den Sie ausdrucken, unterschreiben und der ITSG zukommen lassen müssen. Die Faxnummer ist auf dem Antrag vermerkt.
    Dem Antrag beizufügen sind
    • die Zuteilung Ihres Institutionskennzeichens.
    • die Kopie des Personalausweises des Ansprechpartners.
  4. Sobald der digitale Antrag gestellt und per Fax an die ITSG gesendet wurde, wird der Vorgang von der ITSG bearbeitet.
    Sie erhalten nach einigen Tagen eine E-Mail, in der Ihnen Ihr neues Zertifikat zur Verfügung gestellt wird. 
  5. Um das Zertifikat abzurufen, öffnen Sie bitte das Programm dakota.le. Sie werden nun gefragt, ob Sie das Zertifikat abholen möchten. Dies können Sie bestätigen.

Lösungsweg 2

Folgezertifikat (Verlängerung des Zertifikats) erstellen

Voraussetzung: Sie haben ein Zertifikat, welches aber in naher Zukunft ausläuft. Da ein Zertifikat nur für drei Jahre Gültigkeit hat, muss vor Ablauf der Frist ein Folgezertifikat beantragen werden.

Dakota.le weist Sie schon ca. 100 Tage, je nach Einstellung, vorher darauf hin, dass Ihr Zertifikat ablaufen wird. Wenn Sie sich nicht sicher sein sollten, wann das genaue Ablaufdatum ist, können Sie dies in dakota.le über die Registerkarte "Zertifikate" prüfen. In der folgenden Abbildung sehen Sie, bis wann das Zertifikat gültig ist. Spätestens fünf Werktage vor Ablauf sollten Sie ein Folgezertifikat beantragen. Beantragungen nach dieser Frist sind wie ein Neuantrag zu handhaben.

Sollte Ihr Zertifikat also noch gültig sein, gehen Sie wie folgt vor:


Darstellung der Zertifikate in dakota.le

  1. Klicken Sie auf "Neues Zertifikat beantragen".
  2. Wählen Sie dann "Folgezertifikat für vorhandenes Zertifikat beantragen" aus und geben Sie eine Bezeichnung (Ihr IK und/oder den Namen des Pflegedienstes) ein.
  3. Nun folgt ein Hinweis darauf, dass Ihr Zertifikat derzeit noch gültig ist sowie die Frage, ob Sie wirklich ein neues Zertifikat beantragen wollen. Bestätigen Sie diesen Dialog mit "Ja".
  4. Anschließend werden die Daten aus dem vorherigen Zertifikat direkt übernommen und Sie können eventuelle Änderungen vornehmen.
  5. Bestätigen Sie die hierauf folgenden Dialoge.
  6. Nachdem es elektronisch verarbeitet wurde, ist zunächst kein weiteres Zutun Ihrerseits erforderlich. 
  7. Innerhalb von fünf Werktagen erhalten Sie eine E-Mail mit der Information, dass Ihr Zertifikat abholbereit ist.
  8. Um das Zertifikat nun abzurufen, öffnen Sie das Programm dakota.le. Sie werden gefragt, ob Sie das Zertifikat abholen möchten. Dies können Sie bestätigen.